カテゴライズすることが仕事の効率化に繋がる

仕事でカテゴライズを意識したことがありますか？

ファイル保存・管理なんかは特にそうですが、

カテゴライズすることが仕事の効率化に非常に重要な要素となってきます。

人と接するときにも、自然とカテゴライズしたうえで接していることは多いと思います。

男性と女性、年上と年下、社内と社外、親しい人と苦手な人・・・などなど、

カテゴライズすることは社会的にうまく円滑に進めるために絶対必要なことなのではないかとおもうくらい、

物事にはカテゴライズされることが多くあります。

人によって態度を変えない、というのが人間性として良しとする風潮も時にはあるかもしれません。

ぶれないこと、一貫性があること、主義主張がしっかりあること、

こういった評価は人によって態度をかえないことで得られる評価だと思います。

しかしながら、仕事でコミュニケーションをとるにあたって、

男性が女性に対してや社外の人に対してなど、相応の接し方というものがあって、

使い分けをすることで円滑になることを考えると、

人によって態度を変えないというのが必ずしも良い人間性であるとはいいきれない部分もあります。

八方美人と思われない程度に、人によって対応を変えることは

コミュニケーションを円滑にする上での有効な手段であると思います。

プライベートは別だと思いますけどね。

業務においてのカテゴライズは人と接することとは違って、

細かくカテゴライズすることでかなり業務が円滑に進められます。

よくデスクトップをみるとその人の仕事の効率性がわかる、

と言われることがありますが、一理あるとおもいます。

原始的なところでいくと、顧客台帳などをペーパーレス化しているかどうかがあります。

いまだにありますよね、紙ベースで顧客管理をしている会社。

数十件程度の顧客数で廻っている会社はそれでもいい（逆にそのほうが効率的）のかもしれませんが、

未だに顧客台帳を紙ベースで管理している会社は、やはり時代に取り残されている気がします。

棚にいくつものファイルを保管して管理しているような原始的な業務をやっている会社は、

様々な業務を非効率に行っている状態であると考えられます。

デスクトップ云々の前の段階ですね。

ペーパーレス化がほぼできている状況でも、

デスクトップにファイルが乱雑に置いてある状態だとカテゴライズができていない、

ということになります。

きちんとカテゴライズできている方は、

ファイルを安易にデスクトップに置かないんです！

フォルダにファイルを保存している場合でも更に細かなカテゴライズをしていないと、

効率な管理方法にになっていない場合があります。

よく、以前作ったファイルがどこに保管をしたかを忘れてしまい、

ファイル探しで時間をかけている人を見かけます。

これがカテゴライズができていない状態ということになります。

ファイルは１つのフォルダに最大でも１０個程度のファイル数で収まるくらいの細分化が必要となります。

大分類、小分類を細かくしていくことと、

一つの小分類項目で数が多い項目（見積り書類など）は、期間で区切ってさらに分類する、

などの細分化をします。

こういったフォルダのカテゴライズを一定のロジックで分けられていれば、

頭の中でどのファイルがどこに保存しているか、

探すことなくたどり着くことができます。

こういったカテゴライズはファイル保管にかぎらず、

仕事の棚卸しなどにもうまく適用できます。

働き方改革がどの会社でも求められていると思いますが、

「業務効率化を進めてください」「業務の棚卸しを実施してください」と

会社からは抽象的な指示しかない、ということが

どこの会社でも求められているんではないでしょうか。

カテゴライズは業務効率化の第一歩だと思いますので、

働き方改革をする上での一つの考え方として参考にしていただければと思います。